Concern about fellow-men at their own expense (in Russian)

1 April, 2008 14 ноября 2006 года впервые в истории Российской Федерации внимание высшего государственного органа было уделено острейшим проблемам развития банковской системы страны.

Office magazineОксана Королева

Кто-нибудь задумывался о том, сколько рабочего времени «съедают» текущие дела? Закон «80 на 20», согласно которому за полноценный рабочий день только 20 процентов приходится на основную работу, а все остальное время тратится на «текучку» - стал классическим примером во всех учебниках по тайм-менеджменту. Все сокрушаются, жалуются и соглашаются с тем, что так больше жить нельзя, но… все равно посвящают работе только пятую часть рабочего времени. А ведь есть, есть способ перестать тратить время на сопутствующие дела! Имя ему – аутсорсинг.

Что такое, кто такой?

Если совсем кратко, то аутсорсинг – это передача непрофильных задач специально обученным людям. То есть, если надо отвезти документы – не вы едете в другой конец Москвы, а сотрудник курьерской службы. Если надо привести в порядок ваш архив или систематизировать важные бумаги не вы копаетесь в бумагах недели напролет, а поручаете это дело профессиональным архивистам. Если встал вопрос о том, чтобы организовать корпоративное питание сотрудников, потому что после обеда их невозможно вытащить из ближайшего кафе после бизнес-ланча – эту задачу решает не завхоз вашей фирмы и не секретарь, а снова таки специальные кейтеринговые компании. То же и с уборкой помещений. Правда, с этой задачей вполне успешно справятся клининговые компании. В общем, идея аутсорсинга – избавить компанию от хлопот и забот, без которых нельзя нормально функционировать и в то же время, которые забирают много сил, времени и денег. Есть у аутсорсинга один важный нюанс – обращаться к нему следует только в том случае, если ваша проблема не носит эпизодический или случайный характер.

«На аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1-2 лет)», - рассказывает Дмитрий Прусов, руководитель дивизиона «Товары» компании ОМС.

Ты мне нужен или нет?

В каких случаях нужно прибегать к аутсорсингу? Общий принцип аутсорсинга предполагает: то, на чем компания делает деньги, - она выполняет сама, а для ведения непрофильных функций нанимает специализированные компании. Эксперты выделяют три основные причины перехода на аутсорсинг: желание сконцентрироваться на основном виде деятельности, повысить качество выполнения непрофильных бизнес процессов, добиться снижения затрат на их выполнение.

В целом логично отдать во внешнее ведение все, что не является профильным направлением бизнеса, - ИТ (частично), PR- (частично), маркетинговый консалтинг, уборку, охрану, питание, расчет заработной платы. Целесообразно отдать на внешний подряд также все, что связано с дорогой инфраструктурой, например, телекоммуникации, управление недвижимостью или эксплуатацию зданий. К наиболее востребованным услугам аутсорсинга относятся также аренда серверного оборудования и сетевой инфраструктуры, хостинг баз данных и web-систем, резервное хранение данных, администрирование систем, обеспечение информационной безопасности, техническая поддержка и обслуживание, мониторинг и статистика, онлайновая поддержка пользователей, восстановление информационных систем в случае аварий (DRS), любые заказные решения и пр.

По мнению экспертов рынка, особенный спрос в услугах внешних подрядчиках испытывают компании, которые находятся в стадии интенсивного роста, а также компании, финансовое состояние которых может себе позволить услуги аутсорсинга.

Кстати говоря, сами аутсорсинговые компании вполне активно пользуют аутсорсинг. Рассказывает Дмитрий Прусов: «Наша компания, являясь провайдером услуг клининга, кейтеринга, эксплуатации и МТО, сама пользуемся услугами аутсорсинга. Так, управление складом, начиная с поддержания товарного запаса, заканчивая отгрузкой клиентам мы передали нашему партнеру. И знаете, нисколько об этом не жалеем. Заявляю вам ответственно – я лично, как руководитель по логистике, избавился от огромной головной боли, связанной с нормальным функционированием склада».

 

Одна из главных причин активного развития и постоянного расширения горизонтов рынка аутсорсинга заключается в том, что аутсорсинг – очень выгодная услуга, достоинства которой весомо превышают недостатки.

Прежде всего, аутсорсинг решает самую главную проблему – экономит время заказчика. Заказывая услугу, клиент сразу получает результат, а не подготовительные работы. Подрядчик приступает к профессиональному исполнению своих обязанностей сразу же после подписания договора о сотрудничестве. Ему не нужно входить в курс дела, адаптироваться к компании, знакомиться с нюансами и проходить другие этапы, которые неизбежно оказываются на пути любого нового сотрудника, который гипотетически мог бы выполнять штатно задачу аутсорсеров. К тому же, нет необходимости тратить время на поиски этого сотрудника, формировать для него место, тратить время на обучение и т.д. Компания-поставщик услуги уже владеет технологией выполнения задач. Если заказчик ощущает, что этой технологии нет и идут разговоры о погружении в проблему, то от услуг такого поставщика нужно немедленно отказаться.

Еще один плюс – четкость позиции. Исполнитель знает, что хочет, на какие уступки он может пойти. К тому же, он – стороннее лицо, заинтересованное в том, чтобы сохранить свою репутацию и пополнить ряды клиентов. В отличие от него сотрудники внутри организации часто имеют свои интересы, не соответствующие декларируемой менеджерами цели. Иначе говоря, аутсорсинг позволяет «разбить» горизонтальные связи в корпорации, которые с точки зрения теории управления далеко не всегда желательны. «Нам не интересны интриги и политесы клиента, - рассказывает соучредитель компании «Мегаполис», - главное для нас – удовлетворить заказчика и сделать так, чтобы он не только стал нашим постоянным клиентом, но еще и других за собой привел».

Немаловажным является и прозрачность отношений. Заказчик получает не пылесос и тряпку, а чисто убранный офис, не специалиста по IT, а работающую сеть, не повара, а сытых сотрудников, список можно продолжать бесконечно долго.

 

При всех очевидных выгодах, есть у аутсорсинга и ряд недостатков. По мнению участников рынка, самые главные риски аутсорсинга – утечка информации, нечеткое определение целей и задач, некачественный сервис. Еще один минус аутсорсинга – чрезмерная зависимость от одной компании и гипотетическая неуправляемость процессов в форс-мажорных обстоятельствах. «Все-таки при аутсорсинге степень взаимного проникновения компаний-участников велика и в случае какой-то неординарной ситуации, невозможность исправить ситуацию заказчиком собственными силами. Тем не менее, считаю, если правильно договориться на переправе, перед подписанием договора – то данный минус настолько теряется за всеми плюсами, что о нем не стоит и упоминать» - объясняет ситуацию Дмитрий Прусов из компании «ОСМ».

А вот мнение Ирины Талановой из компаний «ОСГ Рекордз менеджмент»: «Трудно сказать о слабых сторонах аутсорсинга. Все зависит от степени полномочий, которые вы передаете организации, степени доверия между партнерами, степени детализации переданной на хранение информации, которая позволяет или не позволяет компании аутсорсеру вовремя и эффективно выполнить заявку клиента».

Существуют еще и так называемые ценовые риски. Так, нередко случается, что клиент заключает долгосрочный договор на одни деньги, а потом оказывается, что дешевле было бы все делать своими силами (например, если упадет стоимость кадров). Опять же, у клиента нет никаких рычагов влияния на подрядчика. Единственный аргумент – денежный рубильник, но если доходит до штрафов, неустоек и прочих финансовых скандалов, то всякий раз, защищая свои интересы, клиенту приходится тратить и силы, и нервы, и время.

Не менее значимым является и так называемый психологический риск. Зачастую, клиенты не внешних организаций не готовы доверить внутрифирменную информацию и положиться на «варягов». Причем, как отмечают наши эксперты, подобные барьеры существуют как у «дающей» стороны, так и у «принимающей».

Расширяем горизонты

Клининг, кейтеринг, бухгалтерские и IT-услуги являются безусловными лидерами на рынке аутсорсинга. Наряду с традиционными, появляются и новые, весьма перспективные направления. Рассказывает Ирина Таланова из компании «ОСГ Рекордз Менеджмент»: «Аутсорсинг документационного обеспечения управления (ДОУ) – от разработки номенклатуры дел и положений о подразделениях службы ДОУ до вывода архива организации на внешнее внеофисное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения – это новая разновидность аутсорсинга, только набирающая оборот в России. На определенном этапе развития любой компании наступает момент, когда становится очевидна необходимость управления процессом роста количества документов, обеспечения их правильного учета и безопасного хранения. Аутсорсинг ДОУ позволяет передавать (и как показывает практика весьма результативно) часть традиционных функций управления таких как, например, регистрация и поиск информации, сторонней организации. При четкой организации правовых отношений (и в частности заключении договора) собственник документов гарантирует себе четкую и бесперебойную работу всей обеспечивающей подсистемы управления».

Еще одна тенденция развития рынка аутсорсинга, возникновение так называемого аутстаффинга, когда организация эксперт в своей области предоставляет услуги своих квалифицированных и профессиональных сотрудников для выполнения задач клиента на его территории. Для примера, компания ОСГ, являясь экспертом в области оказания услуг по архивной обработке документов, успешно сотрудничает со многими крупными компаниями из различных секторов экономики по организации внутреннего документооборота с учетом специфики и требований к организации архива компании заказчика.

Но дальше всех пошла, пожалуй, компания «ОСМ», которая первой на рынке аутсорсинга России ввела понятие «аутсорсинг аутсорсинга». В прайсе компании эта услуга носит название Аутсорсинг Управления Делами (АУД) и представляет из себя мечту любого офис-секретаря – концентрацию всех необходимых для жизнеобеспечения офиса услуг в формате «одного окна». Организация корпоративного питания, снабжение товарами для офиса, уборка помещений и территорий, эксплуатация зданий и сооружений, обеспечение телекоммуникаций, обслуживание оргтехники,

офисный секретарь, курьерская служба, организация поездок, организация корпоративных мероприятий, архивирование и хранение документов, охрана – все эти, казалось бы, разноплановые услуги теперь можно заказать буквально у одного менеджера. Разумеется, компания, которая предлагает АУД не содержит в своем штате всех специалистов. Она просто перепоручает заказы своим субподрядчикам. Как к этому относятся другие игроки рынка? «Исключительно положительно, - отвечает Ирина Таланова из компании «ОСГ Рекорд Менеджмент», - при условии, что все стороны участники проекта являются профессиональными игроками на рынке и экспертами в своей области. Однако, заключая подобные соглашения, необходимо принимать во внимание согласие заказчика на привлечение субподрядчика на оказание услуг. Так же важно, при участии в проекте более чем одного исполнителя в договоре на оказание услуг/работ, должна быть четко прописана ответственность исполнителя (ей) за результат».

А вот мнение Дмитрия Прусова из компании «ОСМ»: «Аутсорсинг Управления Делами и в самом деле уникальная для России система. То, на чем наша компания специализируется – мы выполняем нашими силами. В остальных случаях – привлекаем сторонние компании. В любом случае у таких заказчиков нет ни Директора АХО, ни офис-менеджера, ни девушки на reception – есть надежный партнер, который закрывает работу офиса в целом. Очень удобная, к слову, услуга для небольших офисов, численностью до 100-150 сотрудников».

ВРЕЗ: В ЧЕМ ВЫГОДА АУТСОРСИНГА? (на примере бухгалтерских услуг)

Наименование Цена: штатного главного бухгалетра Цена по договору со специалистами компании-аутсорсера
Оснащение рабочего места для бухгалетра мин. 60 000 руб. 0
Покупка бухгалтерской программы и ее обслуживание мин. 12 000 руб. 0
Стоимость работы 30 000 руб. от 10 000 руб.
Повышение квалификации (семинары, курсы) мин. 4 500 руб. 0
Конфиденциальность Нет гарантии Есть гарантия
Ответственность за проделанную работу На плечи руководителя По договору

По данным журнала Office Magazine

Learn more about the company

Contact OSG today

Make the dream happen. Speak to an expert without obligation: +7 800 200 10 10

Thank you for your enquiry which has been sent successfully. We will reply to you shortly. OSG Records Management +7 800 200 10 10.